System Sloneek pomógł nam scentralizować procesy HR dla ponad 100 pracowników w wielu spółkach i wyeliminować ręczne wprowadzanie danych. Raporty obecności, które kiedyś zajmowały cały dzień pracy, teraz powstają w kilka minut. Zespół HR w końcu ma czas na rzeczy, które naprawdę mają znaczenie.
Panattoni Europe to jeden z największych deweloperów nieruchomości przemysłowych i logistycznych w Europie. Lokalny zespół HR zarządza pracownikami w trzech spółkach czeskich i jednej słowackiej, współpracując zarówno z personelem wewnętrznym, jak i zewnętrznymi podwykonawcami. Taki model stawia wysokie wymagania w zakresie przejrzystości procesów HR, zarządzania dokumentacją oraz śledzenia obecności przy różnych formach zatrudnienia.
HR w firmie Panattoni
Jedną z cech charakterystycznych Panattoni jest to, że wynagrodzenia są wypłacane z góry: lista płac na bieżący miesiąc jest przetwarzana jeszcze w jego trakcie. To znacznie podnosi poprzeczkę w kwestii dokładności danych, ponieważ jakikolwiek błąd w ewidencji czasu pracy lub dokumentach ma natychmiastowe konsekwencje finansowe.
Mimo to zespół HR zarządzał informacjami o pracownikach, obecnością, warunkami finansowymi i dokumentami w wielu różnych miejscach i formatach. Komunikacja odbywała się głównie mailowo, gdzie ważne informacje łatwo się gubiły i nie było sposobu, aby upewnić się, że personel pracuje na najbardziej aktualnej wersji danego dokumentu.
Wyzwania przed wdrożeniem Sloneek
Największym problemem były rozproszone dane HR. Informacje o pracownikach, w tym ich ewidencja czasu pracy, warunki finansowe i dokumenty, były przechowywane w różnych miejscach i formatach: na dyskach wewnętrznych, w arkuszach Excel i dokumentach Word, bez żadnego powiązania między nimi.
Najbardziej uciążliwym problemem był ręczny proces śledzenia obecności i raportowania. Pracownicy wypełniali ewidencję w Excelu, ich menedżer ją zatwierdzał, a dział HR przeglądał i ręcznie przepisywał do skonsolidowanego raportu dla zespołu płacowego. Dane trzeba było filtrować ręcznie, weryfikować aktywności i nieobecności; cały proces mógł pochłonąć cały dzień pracy.
Zarządzanie dokumentacją było równie rozproszone. Brak jednolitego systemu do obiegu dokumentów HR oznaczał, że komunikacja dotycząca umów, dokumentów osobistych i polityk wewnętrznych odbywała się prawie wyłącznie mailowo, co prowadziło do częstego gubienia informacji i całkowitego braku kontroli wersji.
Znaczna część czasu działu HR i menedżerów była poświęcana na codzienne operacje, a nie na rozwój i działania strategiczne.
Wdrożenie systemu Sloneek
Wdrożenie przebiegało w ścisłej współpracy z całym zespołem Sloneek, choć nie obyło się bez wyzwań. Centralny dział IT Panattoni w Polsce miał specyficzne wymagania dotyczące bezpieczeństwa, w tym konieczność działania w wyizolowanym środowisku (single-tenant). W tym czasie Sloneek był w trakcie certyfikacji ISO w obszarze zgodności z RODO, przygotowując jednocześnie rozwiązanie skrojone na miarę dla Panattoni. Ta faza przedwdrożeniowa wymagała dłuższych negocjacji i uzgodnień między wszystkimi stronami.
Po uzgodnieniu ostatecznego rozwiązania, samo wdrożenie przebiegło szybko i zakończyło się w ciągu zaledwie kilku tygodni. Korzyści stały się widoczne stosunkowo szybko, a w niektórych obszarach praktycznie natychmiast – dotyczyło to zwłaszcza śledzenia obecności i raportowania aktywności.
„Ogromnie doceniamy profesjonalizm, cierpliwość i chęć pomocy zespołu Sloneek podczas komunikacji z naszym działem IT. Byli stale dostępni, pomagali nam znaleźć niestandardowe rozwiązania i naprawdę zależało im na naszych specyficznych potrzebach. Biorąc pod uwagę nasz unikalny sposób działania, było to bardzo cenne doświadczenie edukacyjne dla obu stron” – mówi Šárka Svobodová, Dyrektor HR w Panattoni.
W czym pomógł Sloneek
Sloneek stał się narzędziem codziennego użytku zarówno dla działu HR, jak i menedżerów oraz pracowników. Najczęściej używane moduły to śledzenie obecności i aktywności, raportowanie oraz zarządzanie dokumentacją.
Dzięki centralizacji danych wszyscy mają teraz dostęp do tych samych informacji w tym samym czasie. Pracownicy monitorują własną obecność i urlopy, menedżerowie przeglądają zestawienia zespołów w różnych lokalizacjach, a dział HR generuje raporty płacowe w kilka minut zamiast wielu godzin.
Zmiana w zarządzaniu dokumentacją była równie znacząca: od protokołów przekazania sprzętu i polityk wewnętrznych, po kontrolowane obiegi dokumentów i weryfikowalne potwierdzenia, że pracownicy zapoznali się z wewnętrznymi regulaminami.
Sloneek usprawnia również przygotowania do regularnych wewnętrznych audytów HR (w tym tych przeprowadzanych przez firmę BDO) i pomaga spełniać obowiązki sprawozdawcze, takie jak statystyki JMHZ. Możliwość tworzenia niestandardowych pól w Sloneek znacznie ułatwi gromadzenie danych i raportowanie w przyszłości.
„Śledzenie obecności, onboarding i zarządzanie dokumentacją to obszary, których obecnie po prostu nie wyobrażamy sobie obsługiwać w jakikolwiek inny sposób” – mówi Šárka Svobodová, Dyrektor HR w Panattoni.
Osiągnięte wyniki
Wprowadzenie systemu Sloneek przyniosło wymierne ulepszenia w całych operacjach HR.
Czas przetwarzania raportów obecności skrócił się z całego dnia pracy do zaledwie kilku minut. Całkowite oszczędności czasu w dziale HR i wśród menedżerów szacuje się na około jedną czwartą dnia roboczego, czyli blisko dwie godziny każdego dnia. W miarę jak Panattoni rozszerza wykorzystanie Sloneek na kolejne obszary, oczekuje się jeszcze większego wzrostu wydajności.
Wskaźnik błędów znacznie spadł w każdym obszarze, w którym używany jest Sloneek. Identyfikowalność danych, praca zawsze na aktualnej wersji dokumentów oraz pełna gotowość do audytów wewnętrznych i zewnętrznych stały się teraz standardem. Scentralizowanie informacji o pracownikach w jednym miejscu sprawiło, że procesy audytowe są odczuwalnie szybsze i prostsze.
Czas zaoszczędzony na to, co naprawdę ważne
Mając rutynową administrację z głowy, zespół HR może skupić się na działaniach strategicznych: budowaniu wizerunku pracodawcy (employer branding), skutecznej rekrutacji, pozyskiwaniu talentów i rozwoju pracowników. Jednym z wymiernych rezultatów jest to, że Panattoni realizuje obecnie drugą edycję Akademii Menedżera, czyli rocznego programu rozwoju przywództwa.
Ustrukturyzowane modele kompetencji i ramy KPI to kolejne punkty w planie; są to obszary, którymi zespół HR ma wreszcie czas i zasoby odpowiednio się zająć.
Wybór systemu Sloneek
Decyzja o wyborze Sloneek wyniknęła z własnych potrzeb zidentyfikowanych przez dział HR, jednak uzasadnienie biznesowe wymagało poparcia ze strony najwyższego kierownictwa. Zarówno CEO, jak i CFO byli zaangażowani w ostateczną decyzję. Dla zarządu kluczowym czynnikiem była perspektywa uwolnienia przepustowości operacyjnej poprzez automatyzację procesów HR, co pozwoliłoby zespołowi skierować więcej energii na działania strategiczne bezpośrednio wspierające rozwój firmy.
Kilka słów do innych firm
Według Panattoni, wartość Sloneek najlepiej widać w codziennej pracy: nie w żadnej pojedynczej funkcji, ale w tym, jak wszystko współpracuje ze sobą jako całość. System zaprowadza porządek, przejrzystość i oszczędność czasu w całej agendzie HR.
„Bez systemu Sloneek nasze dzisiejsze procesy HR byłyby po prostu niekompletne.” – Šárka Svobodová, Dyrektor HR, Panattoni
