System HR, który wreszcie zaprowadził porządek w danych dla Lindt
Sloneek ogromnie pomógł nam zjednoczyć procesy HR dla Czech, Słowacji i Węgier. Dzięki temu ostatecznie pozbyliśmy się ręcznej pracy w Excelu. Obecnie mamy wszystko przejrzyście w jednym miejscu. Ponadto zautomatyzowane procesy co miesiąc oszczędzają nam wiele godzin pracy. Zdecydowanie widzimy też znacznie mniej irytujących błędów.
Marka Lindt to globalny producent pysznej czekolady premium. Działa ona niezwykle prężnie na wielu różnych rynkach międzynarodowych. Lokalny zespół HR skutecznie zarządza pracownikami w Czechach, na Słowacji i Węgrzech. Z pewnością obejmuje to również liczne, dynamiczne oddziały detaliczne.
Wraz ze wzrostem liczby zatrudnionych stary sposób zarządzania po prostu przestał działać. Firma opierała się głównie na arkuszach Excel i zwykłych e-mailach. Niestety, prowadziło to do ogromnego chaosu w dokumentacji. Ostatecznie generowało to bardzo wysokie, męczące obciążenie administracyjne całego działu.
Sytuacja działu HR w firmie Lindt
Nasz zespół zarządzał danymi personelu w wielu państwach. Niestety, działo się to bez żadnego, spójnego systemu cyfrowego.
Zmiany danych osobowych zazwyczaj przesyłano w chaotycznych e-mailach. Następnie specjaliści ręcznie przepisywali je do głównej bazy. Dodatkowo obecność rejestrowano w niezwykle obszernych tabelach. Brakowało w nich jednak wspólnej struktury i unikalnych identyfikatorów zatrudnionych.
Szybki wzrost liczby ludzi całkowicie obnażył wady tego przestarzałego podejścia. Dlatego taki model pracy szybko stał się absolutnie nie do utrzymania. W rezultacie organizacja pilnie potrzebowała nowoczesnego rozwiązania chmurowego.
Wyzwania przed wdrożeniem oprogramowania
Zdecydowanie największy problem stanowiła codzienna ewidencja czasu pracy. Ponadto cykliczne raportowanie również pochłaniało mnóstwo cennej energii.
Dane operacyjne spływały do nas z wielu różnych oddziałów. W związku z tym musieliśmy je ręcznie scalać w jednym pliku. Niestety, brakowało tam jakiejkolwiek spójnej struktury czy automatycznych powiązań sieciowych.
„Przetwarzanie obecności zajmowało mi około 8 godzin miesięcznie. Dawało to jeden do dwóch pełnych dni roboczych” – opisuje Edita Hovhannisyanová, doświadczony HR Business Partner.
Prowadziło to do wyjątkowo wysokiej liczby błędów ludzkich. Ponadto powodowało to znaczne opóźnienia i mocno ograniczało widoczność danych. Bez unikalnych identyfikatorów pracowników niemożliwe było nawet najprostsze wyszukiwanie informacji. Nazwiska w plikach zapisywano na bardzo różne sposoby. Dlatego automatyczne powiązanie rekordów w ogóle nie wchodziło w grę. Wszystko trzeba było powoli wyszukiwać i ręcznie przepisywać. Ostatecznie wpływało to niezwykle negatywnie na szybkość i spójność całego raportowania systemowego.
Wdrożenie platformy Sloneek
Implementacja przebiegała wyjątkowo płynnie w trzech krajach jednocześnie. Proces ten był bardzo skutecznie zarządzany wyłącznie wewnętrznie przez firmę.
Obejmowało to pełne, rygorystyczne ujednolicenie wszystkich zebranych danych. Ponadto wprowadzono wreszcie unikalne, bardzo pomocne numery identyfikacyjne. Pracowników logicznie podzielono na grupy według ich konkretnych potrzeb biznesowych.
Aktywnie zaangażowano również lokalnych menedżerów w fazę testów. Dzięki temu system idealnie spełniał ich wysokie oczekiwania użytkowe. Zależało im głównie na prostocie i niezwykłej przejrzystości bez zbędnych akceptacji.
Ogromną zaletą była niesamowita gotowość oprogramowania na różne przepisy prawne. Wybitnie ułatwiło to całkowicie bezproblemowe wdrożenie w poszczególnych państwach. W rezultacie dział HR uniknął niepotrzebnego stresu podczas cyfrowej migracji.
Przez pierwszy miesiąc utrzymywano bezpieczne, równoległe działanie obu rozwiązań. Następnie korporacja całkowicie i śmiało przeszła na platformę Sloneek.
Jak Sloneek pomógł w codziennej pracy
Obecnie Lindt używa platformy jako absolutnie głównego narzędzia HR. Służy ona do sprawnego zarządzania obecnością, dokumentami oraz analityką.
System świetnie działa jako wspaniałe, centralne miejsce dla danych i komunikacji. Zatrudnieni mają doskonały podgląd swoich urlopów i danych osobowych. Co więcej, chętnie i aktywnie korzystają z nowoczesnej aplikacji mobilnej.
„Dzięki platformie Sloneek pracownik ma dziś większość spraw we własnych rękach.”
Wprowadzenie jednolitych identyfikatorów ogromnie uprościło skomplikowane mapowanie danych. Wybitnie ułatwiło to również terminowe raportowanie do systemów zewnętrznych. W rezultacie drastycznie zmniejszyło to złożoność administracyjną i zauważalnie poprawiło dokładność bazy.
Wymierne wyniki udanej współpracy
Wdrożenie oprogramowania przyniosło wspaniałą, mierzalną poprawę w całej agendzie. Zmiany te są widoczne każdego dnia.
Przetwarzanie obecności skróciło się z 8 godzin miesięcznie, czyli z jednego do dwóch dni roboczych, do zaledwie 2 godzin. Oznacza to niesamowitą oszczędność około 6 godzin każdego miesiąca. Daje to aż 75% odzyskanego czasu działu kadr.
Narzędzie pozwala nam skutecznie minimalizować kosztowne błędy. Ponadto genialnie poprawia ono ogólną przejrzystość bazy i przyspiesza raportowanie. Zapewnia to również znacznie lepszą zgodność z prawem we wszystkich procesach HR.
Automatyzacja rutynowych zadań uwolniła cenny potencjał strategiczny zespołu. Menedżerowie mogą teraz śmiało skupić się na ważnej pracy zamiast na nudnej papierologii.
„Gdybym miała decydować jeszcze raz, z pewnością znów wybrałaby to rozwiązanie.”
Porównanie rynku i ostateczny wybór
Przy poszukiwaniu narzędzia marka bardzo dokładnie zmapowała rynek technologii. Rozważano wiele różnych rozwiązań, w tym potężnych, globalnych graczy.
Ostatecznie system wygrał dzięki wspaniałej kombinacji prostoty i użytecznej przejrzystości. Dodatkowo platforma świetnie zaplusowała doświadczeniem w retailu i obecnością w regionie CEE. Z pewnością pomogło to w szybkiej implementacji w naszych realiach.
Absolutnie kluczową rolę odegrał tu również doskonały stosunek ceny do oferowanej jakości.
Z punktu widzenia zarządu priorytetem była wyjątkowa prostota procesów. Ogromnie ważny był także całkowity brak zbędnych, frustrujących kroków akceptacyjnych.
Listy płac i bezpieczna praca z danymi
Lindt wysoce skutecznie przetwarza dane płacowe za pomocą szybkich eksportów do Excela.
Przy ostatecznym wyborze systemu priorytetem był dostępny format pobierania. Dane musiały być wysoce czytelne i łatwe do wykorzystania w innych programach finansowych. Ostatecznie zintegrowane raporty świetnie spełniły ten rygorystyczny wymóg.
Wartościowe rekomendacje dla innych firm
Według liderów marki, opuszczenie arkuszy w fazie wzrostu jest absolutnie kluczowe.
Nowoczesny system HR przynosi znakomity przegląd sytuacji i realnie oszczędza mnóstwo czasu. Co więcej, drastycznie zmniejsza on wskaźnik błędów i usprawnia zarządzanie informacją w organizacji.
„Trudno wskazać jedną, najbardziej konkretną funkcję. Prawdziwa wartość tkwi mianowicie w tym, jak to wszystko wspaniale współpracuje. Narzędzie potężnie upraszcza nasze procesy HR i oszczędza czas na wielu polach.”
