Remote onboarding checklist: Kompletna lista wdrożeniowa dla pracy zdalnej
Poniżej znajdziesz kluczowe elementy dla Twojej listy kontrolnej wdrażania pracowników zdalnych. Dlatego przygotujmy wspólnie doskonały remote onboarding checklist.
Przed rozpoczęciem procesu onboardingu:
#1 Przekaż kluczowe informacje przed rozpoczęciem pracy
Nowy pracownik w firmie potrzebuje odpowiednich zasobów do odniesienia sukcesu. Z tego powodu musisz mu je dostarczyć jeszcze przed oficjalnym startem.
Obejmuje to materiały niezbędne do procesu zwanego preboardingiem. Dokumenty te pomogą nowej osobie lepiej poznać kulturę i procesy firmowe.
Co powinny zawierać materiały preboardingowe?
Materiały dla nowych pracowników mogą obejmować na przykład:
– Podręcznik firmowy z ważnymi informacjami o organizacji,
– oficjalne polityki (np. zwolnienia lekarskie, płatne urlopy, benefity),
– materiały szkoleniowe dla konkretnego działu i stanowiska,
– najczęściej zadawane pytania (FAQ) nowych pracowników.
Większość tych dokumentów możesz po prostu wysłać e-mailem. Jednakże warto omówić je z nowym pracownikiem osobiście, na przykład podczas wideorozmowy. Dzięki temu dasz mu wygodną przestrzeń na zadanie wszelkich pytań.
💡 Wskazówka: Nie lekceważ preboardingu
Pierwsze wrażenie nie powstaje w pierwszym dniu pracy. Tworzy się ono już w momencie akceptacji oferty przez kandydata.
Dlatego zautomatyzuj komunikację przed zatrudnieniem. Bezpiecznie udostępniaj dokumenty online i przygotuj nową osobę na start jeszcze przed jej pierwszym dniem.
👉 Zobacz, jak działa preboarding w systemie Sloneek.
W trakcie procesu wdrażania:
#2 Zorganizuj spotkanie wprowadzające
Po udanym zatrudnieniu pracownika zdalnego zaplanuj wirtualne spotkanie zapoznawcze. Powinien to być jeden z Twoich pierwszych i najważniejszych kroków.
Na tym spotkaniu lepiej poznasz kandydata oraz zrozumiesz jego oczekiwania. Ponadto, pomoże to pracownikowi uświadomić sobie, co dokładnie go czeka w nowej pracy.
Jakie narzędzia możesz wykorzystać?
Oto kilka przykładów narzędzi komunikacyjnych, które mogą Ci się przydać:
Podczas spotkania szczegółowo omów wszystkie najważniejsze kwestie. Dodatkowo, pamiętaj o wyczerpującym udzieleniu odpowiedzi na pytania nowego pracownika.
#3 Przydziel nowemu pracownikowi opiekuna (buddy’ego)
Rozpoczęcie nowej pracy w pełni zdalnie bywa dużym wyzwaniem. Szczególnie, jeśli to pierwsze tego typu doświadczenie w karierze pracownika.
Aby zwiększyć jego pewność siebie w pierwszych dniach, przydziel mu odpowiedniego mentora. Zdecydowanie polecamy takie rozwiązanie dla nowych członków zespołu.
Ten opiekun (buddy) powinien stanowić pierwszy punkt kontaktu w razie pytań. Może to być menedżer działu lub po prostu bardziej doświadczony kolega z firmy.
Pracownicy z pewnością bardzo docenią taką „pomocną dłoń”. Zyskają oni osobę, do której mogą się zwrócić z szybkimi pytaniami. W praktyce dzieli ich od pomocy tylko jedna krótka wiadomość na Slacku.
💡 Wskazówka: Chcesz mieć pełną kontrolę nad zdalnym onboardingiem?
Stwórz przejrzysty plan wdrażania i ustaw odpowiednie zadania. Automatyzuj pracę z dokumentami i trzymaj cały proces wygodnie w jednym miejscu.
👉 Zobacz, jak działa onboarding w systemie Sloneek
#4 Zorganizuj wirtualny teambuilding
Wirtualne spotkania integracyjne to świetne narzędzie dla zespołów zdalnych. Pomagają one pracownikom poczuć się prawdziwą częścią firmy. Jednocześnie ułatwiają im bezstresowe zapoznanie się z nowymi kolegami.
Organizacja wirtualnych wydarzeń przynosi obustronne korzyści. Zyskują na tym bowiem zarówno pracownicy, jak i pracodawcy.
Korzyści i możliwości wirtualnych integracji
Pracownicy mogą dołączyć z dowolnego miejsca, co wyraźnie zwiększa ich frekwencję. Ponadto, pracodawca oszczędza w ten sposób cenne koszty podróży oraz czas.
- Cyfrowe gry karciane,
- Przerwy na kawę i Happy Hours,
- Spotkania Donut na Slacku,
- Quizy online,
- Gry na domowych imprezach,
- Wymiana przepisów,
- Kahoot!,
- Water Cooler Trivia,
Chociaż te aktywności nie mają związku z aspektami technicznymi nowej roli, są niezwykle ważne. Nowe osoby mogą dzięki temu poznać swoich kolegów od czysto ludzkiej strony. Dzieje się to jeszcze przed rozpoczęciem właściwej pracy.
#5 Zapewnij niezbędny sprzęt i narzędzia do pracy
Kolejnym kluczowym krokiem jest dostarczenie odpowiedniego sprzętu. Nowi pracownicy bezwzględnie potrzebują właściwych narzędzi do osiągania sukcesów.
Wiele firm wyposaża swoich pracowników zdalnych w niezbędną elektronikę. Dotyczy to na przykład laptopów, telefonów komórkowych czy drukarek.
Narzędzia programowe do pracy zdalnej
Równie istotne są także odpowiednie narzędzia programowe. Do najczęściej wykorzystywanych aplikacji zaliczamy m.in.:
- firmowy e-mail,
- system CRM,
- komunikatory tekstowe (np. Slack),
- narzędzia do zarządzania projektami (np. Asana),
- Office 365,
- system HR i płacowy,
- dyski i archiwa w chmurze.
Szukasz dalszych inspiracji dotyczących wyposażenia pracowników zdalnych? W związku z tym zapoznaj się z naszą pełną listą przydatnych narzędzi:
- Mobilne hotspoty
- Wirtualne tablice i mapy myśli
- Oprogramowanie pulpitu zdalnego
- Systemy zarządzania projektami
- Aplikacje do notatek
- Oprogramowanie zabezpieczające
- Narzędzia do automatyzacji
- Firmowe komunikatory tekstowe
- Aplikacje do wideokonferencji
- Aplikacje do zarządzania zadaniami
- Oprogramowanie do udostępniania ekranu
- Narzędzia do nagrywania ekranu
- Pamięć w chmurze
#6 Oferuj szkolenia i możliwości rozwoju od pierwszego dnia
Jeśli nie masz jeszcze szkoleń w swoim procesie, zdecydowanie powinieneś je tam natychmiast dodać.
Na przykład, firma Siemens USA inwestuje rocznie 500 milionów dolarów w rozwój kadry. Dodatkowo, ponad 85 % pracowników zdalnych regularnie bierze udział w szkoleniach. Z czego aż 70 % tych inicjatyw zapewnia bezpośrednio pracodawca.
Dlaczego warto inwestować w edukację pracowników?
Twój zespół z pewnością doceni inwestycje w jego osobisty rozwój. Badania pokazują bowiem, że ponad 65% pracowników zdalnych z radością przyjmuje firmowe szkolenia.
Dlatego zadbaj o ten krok już na samym początku. Inwestycja w umiejętności pracowników znacząco zwiększa ich zaangażowanie i gotowość do pracy. Poprawia to również wskaźnik retencji nowych osób. Zatem jest to po prostu sytuacja korzystna dla wszystkich.
#7 Zbieraj i promuj kulturę informacji zwrotnej
Twój plan zdalnego onboardingu będzie udany tylko wtedy, gdy nowi pracownicy go tak ocenią.
Z tego powodu zawsze pamiętaj o proszeniu nowicjuszy o szczery feedback z całego procesu.
Taka informacja zwrotna precyzyjnie wskaże mocne i słabe strony Twojego planu. Ponadto, może ona poprawić Twoje relacje z nowymi osobami nawet o 91 %.
Wskazówki dotyczące zbierania feedbacku na odległość
Aby efektywnie gromadzić opinie na odległość, koniecznie wypróbuj następujące wskazówki:
- Stwórz bezpieczne i przyjazne środowisko dla otwartego feedbacku,
- zarezerwuj na to wystarczająco dużo czasu w kalendarzu,
- nadaj odpowiedni kontekst swoim pytaniom, aby były one w pełni zrozumiałe,
- wykorzystaj dedykowane narzędzia takie jak YouEngage lub Google Forms.
Aż 88 % firm nie radzi sobie z procesem wdrażania pracowników. Wobec tego uczciwa opinia staje się kluczowa dla prawidłowego ustawienia zdalnego startu.
Podsumowanie: Czy masz wszystko, czego potrzebuje zdalny onboarding?
- Przekazanie kluczowych informacji przed startem zatrudnienia
- Zorganizowanie powitalnego spotkania wprowadzającego
- Przydzielenie opiekuna (mentora) nowej osobie
- Organizacja wirtualnego teambuildingu dla zespołu
- Zapewnienie niezbędnego sprzętu i narzędzi do pracy
- Stworzenie możliwości rozwoju od pierwszego dnia
- Promowanie i systematyczne zbieranie informacji zwrotnej
Przyszłość onboardingu i pracy zdalnej
Środowisko pracy hybrydowej i zdalnej będzie bez wątpienia nadal dynamicznie rosnąć.
Zgodnie z raportem firmy Buffer z 2021 roku, aż 59 % respondentów preferuje pracę zdalną. Ten wyraźny trend utrzymuje się niezmiennie nawet po ustąpieniu pandemii.
Adaptacja do nowych warunków rynkowych
Biorąc pod uwagę ten rozwój, firmy muszą stale dostosowywać się do potrzeb pracowników zdalnych. Jest to absolutnie kluczowe dla ich przyszłego, długoterminowego sukcesu.
Jednym z pierwszych kroków jest stworzenie skutecznego, zdalnego procesu wdrożenia. Wierzymy z całą pewnością, że nasze wskazówki pomogą Ci idealnie opanować ten proces.
Skuteczny zdalny onboarding z aplikacją Sloneek
Oprócz powyższych wskazówek mamy dla Ciebie jeszcze jedną, bardzo cenną rekomendację. Jest nią właśnie nowoczesna platforma Sloneek.
Sloneek to niezwykle potężny, kompleksowy system HR. Stworzono go głównie z myślą o maksymalnym uproszczeniu onboardingu.
Co potrafi nasze oprogramowanie HR?
Nasze intuicyjne oprogramowanie pomoże Ci szybko zrealizować wiele kluczowych zadań:
- zapewnić doskonałe wrażenia z onboardingu dla wszystkich zaangażowanych w ten proces stron,
- centralnie i bezpiecznie zarządzać aktami pracowniczymi w cyfrowym portalu onboardingowym,
- automatyzować rutynowe zadania HR, udostępniać szablony wdrożeniowe oraz ułatwiać regularne oceny kompetencji,
- uzyskać pełny, przejrzysty przegląd całego procesu zatrudniania,
- znacznie uprościć uciążliwy proces przyjmowania nowych pracowników,
- zoptymalizować i wyraźnie obniżyć ogólne koszty onboardingu w firmie.
Jednakże ta lista zdecydowanie nie wyczerpuje jeszcze wszystkich naszych wspaniałych możliwości.
Narzędzie Sloneek drastycznie ułatwia tworzenie i profesjonalne zarządzanie programami pracy zdalnej. Wypróbuj je całkowicie za darmo już dzisiaj. Dzięki temu przygotujesz się na przyjmowanie zdalnych pracowników na zupełnie nowym, o wiele lepszym poziomie.
