Proces HR to produkt: Być może jeszcze o tym nie wiesz
Jako HR-owcy kochamy HR procesy. Tworzymy procedury rekrutacji, onboardingu czy ocen pracowniczych. Wszystko jest starannie zaplanowane i opisane w dokumentacji. Jednak mało kto używa ich tak, jak zostały zaprojektowane. To nie jest detal, lecz kluczowy sygnał, który często ignorujemy.
W projektowaniu produktów to użytkownik jest w centrum uwagi. Nie proces ani dokumentacja, ale człowiek, który ma z tego korzystać. Kim on właściwie jest? Czego konkretnie potrzebuje? Gdzie czuje frustrację lub gubi się w systemie? HR rzadko zadaje te pytania, dlatego efekty bywają rozczarowujące.
Kopiowanie strategii gigantów to nie jest rozwiązanie
Często słyszymy na konferencjach o świetnym onboardingu w Netfliksie lub systemie OKR w Google. Dlatego decydujemy się wdrożyć je u siebie w trzy miesiące. Robimy to w firmie zatrudniającej pięćdziesiąt osób, z zupełnie innym produktem i kulturą. Każdy system musi jednak powstawać w kontekście ludzi, którym ma służyć.
W branży HR to chroniczny problem. Potem tylko wzruszamy ramionami, że „u nas to nie działa”. Nie działa, ponieważ pożyczyliśmy rozwiązanie problemu, który nas nie dotyczy. Nie jesteście Google, dlatego potrzebujecie własnej drogi.
Projektuj z ludźmi, a nie dla nich
Rozwiązania narzucane odgórnie rzadko przyjmują się w organizacjach. Poczucie odpowiedzialności za zmianę wynika bowiem wyłącznie ze współpracy. HR o tym wie, ale w praktyce często robi coś przeciwnego. Nowy system ocen powstaje w zespole HR, zarząd go akceptuje, a potem ogłasza się go pracownikom.
Zespoły używają go przez rok z obowiązku, a potem cicho wracają do starych nawyków. Niektórzy mogą nawet otwarcie z nim walczyć. Tymczasem wystarczy na początku zadać inne pytanie: Kto będzie używał tego procesu i czego realnie od niego potrzebuje? To nie jest demokratyzacja decyzji, lecz zwykły zdrowy rozsądek.
Prostota to nie lenistwo, lecz dyscyplina
HR ma naturalną tendencję do dodawania kolejnych warstw. Tworzymy czterostronicowe formularze tam, gdzie wystarczyłaby krótka rozmowa. Projektujemy HR procesy składające się z siedmiu kroków, mimo że wcześniej działały trzy. Każda ta warstwa powstała w dobrym celu, ale razem tworzą system, którego nikt nie chce używać.
Złożoność nie jest dowodem profesjonalizmu ani powagi. Najczęściej świadczy o tym, że nikt nie miał odwagi powiedzieć: „Tego nie potrzebujemy”. Prostota wymaga bowiem znacznie więcej wysiłku niż dokładanie kolejnych zasad.
Testuj hipotezy i nie bój się błędów
HR często traktuje procesy jako nienaruszalne fakty. System ocen zmienia się raz na trzy lata i to tylko wtedy, gdy problem staje się nie do zniesienia. Projektowanie produktów działa zupełnie inaczej. Wypuszczasz wersję, obserwujesz zachowania i naprawiasz to, co zawodzi.
HR może działać tak samo. Zamiast wielkiego wdrożenia, wykorzystaj grupę pilotażową i zbierz szybki feedback. Popraw proces i dopiero wtedy wprowadź go w całej firmie. Nie czekaj, aż system będzie idealny. Ideały nie istnieją, system może być tylko funkcjonalny albo przestarzały.
HR jako projektant środowiska pracy
HR to nie tylko dokumenty czy podejmowanie decyzji zza biurka. To projektowanie środowiska, w którym ludzie pracują, rozwijają się lub z którego odchodzą. Pracownicy będą albo chętnie korzystać z Twoich procesów, albo omijać je przy każdej okazji. Tylko pierwszy wariant oznacza dobrze wykonaną pracę.
Jeśli nikt nie korzysta z Twojego onboardingu lub rekrutacji zgodnie z założeniami, to nie jest problem z komunikacją. To problem z designem. Takiego błędu nie naprawisz kolejnym szkoleniem, lecz jedynie zmianą samego produktu.
